คุณเคยได้ยินเรื่องของ Office 365 มาบ้างใช่ไหมว่ากันว่าเป็นซอฟต์แวร์ตัวเขย่าวงการเลยทีเดียว เพราะความคุ้มค่ามาแบบเต็มรูปแบบ และสนับสนุนคนทำงานอย่างเราๆได้ดีเยี่ยม ถ้าคุณมีโอกาสเปลี่ยนจากของเดิมมาใช้ Office 365 ที่เป็นตัวยอดนิยมของคนทำงานยุคใหม่ เรามี 9 สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนเปลี่ยนมาใช้ Office 365
1. Cloud-based application
Office 365 เน้นการใช้การประมวลผลและจัดเก็บแบบ Cloud ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลและเอกสารจากทุกเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านกับอินเทอร์เน็ต คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน MS Office จากเครื่อง PC, Mac, Android หรือ Windows ได้
2. Web Apps
Web Apps คือ Office รุ่นเบราว์เซอร์รุ่นล่าสุดของ Office ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และบันทึกเอกสารใน Word, Excel, PowerPoint และ OneNote ผ่านทาง Web Apps ได้
3. ทำไมน่าใช้?
ข้อดีก็คือคุณทำงานเอกสารร่วมกับคนอื่นได้อย่างง่ายดาย โดยสามารถเข้าถึง เก็บ และแชร์เอกสารที่คุณต้องการได้จากทุกที่ผ่านอุปกรณ์ใดๆก็ได้ตลอด 24 ชั่วโมง แค่นี้ก็น่าจะเป็นเหตุผลเพียงพอสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้ใช้ Office หลายรายที่กำลังลังเลว่าจะย้ายมาใช้ Office 365 แอปพลิเคชันบนเว็บใหม่ดีหรือไม่ แต่แค่นั้นยังไม่พอเพราะยังมีคุณสมบัติอีกหลายด้านที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคนทำงานที่ครอบคลุมครบถ้วนทุกความต้องการ ทั้งการติดต่อนัดหมายผ่านปฏิทิน, แชร์ข้อมูลและเอกสารภายในองค์กร พร้อมแยกสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ และระบบการค้นหาที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาในไฟล์ที่เก็บไว้บนคลาวด์ได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งจัดการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอความละเอียดสูงและแชร์เรียลไทม์โน้ตได้อย่างง่ายดาย ขจัดปัญหาและอุปสรรคเรื่องระยะทางและเวลาที่ไม่ตรงกันของผู้ร่วมประชุม เป็นต้น
4. ความคุ้มค่า
ลองดูตารางนี้สิเปรียบเทียบระหว่างสิ่งที่คุณจะได้รับจาก Office 365
5. การเตรียม Hardware ให้พร้อมก่อนใช้
คุณควรมีคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows 7, 8 หรือ 10 หรือ Mac OS X 10.6 หรือสูงกว่าเพื่อให้สามารถใช้งาน Office 365 ได้อย่างราบรื่น ส่วนเว็บเบราเซอร์ใด ๆ ที่รวมถึง Internet Explorer 9, Safari 5, Chrome 18 หรือ Firefox 12 สามารถใช้งานได้ Office 365 ต้องใช้หน่วยประมวลผลขั้นต่ำ 1 GHz พร้อมด้วย RAM ขนาด 1GB หรือ 32GB ขนาด 32 บิตและพื้นที่ดิสก์อย่างน้อย 3GB เพื่อดาวน์โหลดและติดตั้งชุด Office แม้ว่าซอฟต์แวร์อาจใช้ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์ที่ต่ำกว่าที่ระบุไว้ แต่เผื่อไว้ก็น่าจะดีกว่า
6. ความปลอดภัยของข้อมูล
Office 365 มีการรักษาความปลอดภัยในระดับเดียวกันในระบบคลาวด์ เช่นเดียวกับเมื่อเวลาติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ Trust Center (ศูนย์ความเชื่อถือเดียวกัน) และชุดบริการจัดการสิทธิ์ (Rights Management Services) ชุดเดียวกันถูกใช้ในชุดอุปกรณ์แบบคลาวด์ นอกจากนั้น Office 365 ยังใช้การพิสูจน์ตัวตนแบบหลายขั้นตอน รวมทั้ง Office 365 มี Advanced Security Management ให้การควบคุมและความสามารถของการมองเห็นภัยคุกคามได้ดีขึ้นในสภาพแวดล้อม Office 365 ของคุณ
7. ราคา
ราคาแต่ละแผนเป็นการเช่าใช้ต่อปีซึ่งคุ้มค่ามากกว่าการซื้อขาด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้และขนาดของธุรกิจของคุณ คุณเป็นผู้ใช้รายเดียวหรือต้องการใช้ด้วยกันได้ทั้งครอบครัว (Office 365 Home) ธุรกิจของคุณมีขนาดเท่าไหร่ มีผู้ใช้ภายในองค์กรทั้งหมดกี่คนฉะนั้นบริการที่เสนอแต่ละแผนแตกต่างกันไปตามความต้องการของแต่ละบุคคลและองค์กร
8. การโอนย้ายข้อมูล
หากต้องการโอนย้ายข้อมูล ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าใหม่ทั้งหมดคุณจะต้องย้ายเนื้อหาจากแพลตฟอร์มที่มีอยู่แล้วไปยัง Office 365 ซึ่งอาจทำให้เกิดความวุ่นวายได้ คุณต้องพิจารณาว่าคุณต้องการเนื้อหาจำนวนมากหรือไม่ มากแค่ไหน ถ้าไม่ก็ควรเลือกเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการย้าย เพื่อให้กระบวนการโอนถ่ายข้อมูลราบรื่น
9. เอกสิทธิ์น่าสนใจของ Office 365
Office 365 ให้บริการมากกว่าบริการคลาวด์ ด้วยเอกสิทธิ์ในการสมัครรับข้อมูลมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีถึง 1 TB บนบริการคลาวด์ OneDrive ของ Microsoft เว็บไซต์ฟรีพร้อมด้วยเครื่องมือที่จำเป็นและ Skype ฟรี 60 นาที เพื่อโทรไปยังโทรศัพท์หมายเลขพื้นฐานทุกเดือน
หากคุณสนใจ Office 365 ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจ สามารถติดต่อ Microsystems เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ติดต่อหาเราได้ทันที คลิกที่นี่
Credit: aware