หากถามว่าระหว่างอุปกรณ์กับข้อมูลอะไรสำคัญกว่า คงต้องบอกว่า “ข้อมูล” สำคัญกว่ามาก เพราะอุปกรณ์ที่เสีย เรายังสามารถหาซื้อของใหม่มาทดแทน แต่ข้อมูลนี่สิ ถ้าหายหรือเสียหายละก็จะกลายเป็นเรื่องใหญ่ เพราะเมื่อเสียหายแล้ว ถึงมีเงินมากแค่ไหนก็ไม่สามารถหาซื้อข้อมูลที่สำคัญเหล่านั้นกลับมาได้ เรื่องของ Backup จึงกลายเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องทำอยู่ตลอดเวลา
คนยุคดิจิตอลอย่างเรามีข้อมูลเก็บไว้มากมาย ข้อมูลส่วนตัวก็ดี ข้อมูลของการทำงานก็ดี เหล่านี้มีความสำคัญด้วยกันทั้งนั้น ทั้งภาพถ่ายส่วนตัวตลอดเวลาที่ผ่านมา ข้อความ บทสนทนา ไฟล์งานที่ทำไว้และเป็นข้อมูลชั้นดีสามารถนำไปใช้เป็นแนวทางสำหรับปีต่อๆไปได้ เราเชื่อว่านอกจากความสำคัญแล้ว ยังมีคุณค่าต่อตัวเรามากด้วยเช่นกัน
5 วิธีการสำรองและการดูแลข้อมูล
1. สำรองข้อมูลเบื้องต้น
สำหรับข้อมูลที่เราไม่ได้ใช้งานบ่อย เช่น email นัดหมาย, หมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องติดต่อชั่วคราวเราอาจจะใช้วิธีการส่ง email ไปหา account ที่สองของเราเพื่อสำรองไว้
2. สำรองข้อมูลสำคัญด้วยสื่อบันทึกอื่น
เราสามารถสำรองข้อมูลสำคัญๆ ที่ต้องการเก็บเป็นข้อมูลถาวร / ใช้สำหรับการอ้างอิงเท่านั้น / มีการเปลี่ยนแปลงน้อยครั้งไปที่สื่อบันทึกอื่น เช่น Handy disk, External HDD, DVD-ROM ฯลฯ เพื่อสามารถกู้คืนได้ในกรณีเผลอทำข้อมูลศูนย์หายหรือแก้ไขไฟล์ผิดพลาด
3. สำรองข้อมูลสำคัญด้วย Cloud system
เป็นการสำรองข้อมูลไปไว้ในระบบ Internet โดยผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ เดี๋ยวนี้มีให้บริการมากมาย เช่น Google driver, dropbox สามารถแชร์ข้อมูลให้คนอื่นได้ตามต้องการและปลอดภัย
4. ให้ความสำคัญกับความถี่ในการสำรองข้อมูล หากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ
ควรระบุความถี่ในการสำรองข้อมูลแตกต่างกัน เช่น สำหรับ Database (ฐานข้อมูล) ที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเราควรจะเลือกเป็น Weekly Backup
5. ตรวจสอบข้อมูล Backup เพื่อความพร้อมในการกู้ข้อมูล
คือการตรวจสอบเป็นระยะ เพื่อดูว่าข้อมูลเหล่านั้นสามารถในกลับมาใช้ได้ตลอดเวลา ไม่ทำได้ไหม? ไม่ดีมั้ง ใครจะรู้ดีที่สุดว่าข้อมูลนั้นควรหมั่นถูกตรวจสอบบ่อยๆได้ดีไปกว่าเจ้าของข้อมูล จริงไหม?
ที่แน่ๆคุณไม่ควรมีข้อมูลตัวจริงชุดเดียว
แต่ควรทำสำรองไว้อย่างน้อยที่สุด 1 ชุด สำหรับวิธีการง่ายๆ 5 อย่างที่เรานำมาเสนอนี้อาจฟังดูกึ่งยากกึ่งง่าย แม้ต้องใช้เวลา และความคล่องแคล่วในการดูแลอยู่ประมาณหนึ่ง แต่ก็ไม่ยากจนเกินไปที่เราจะสามารถดูแลรักษาข้อมูลให้อยู่กับเราได้อย่างปลอดภัยต่อไป เอาล่ะ คุณคิดว่าจะ Back up like this แล้วรึยัง?